Большие и маленькие

Допустим, вы работаете в небольшой фирме. И вот случилось невероятное: вы заключили контракт с огромной корпорацией. Цена сделки так велика, что в общем вам будет достаточно этого договора, чтобы обеспечить рост бизнеса в ближайшей перспективе. Можно радоваться? Нет! Партнерство с большими компаниями чревато трудностями такого же масштаба. Дмитрий Васильев рассказал, на что обратить внимание.

Внимание к мелочам

Сначала расскажу о тривиальных ошибках в бухгалтерских документах. Большая часть неточностей допускается в КПП контрагента и описании выполненных работ, из-за этого потом фирма не может получить свои деньги. Дело в том, что у больших компаний свои требования по заполнению последнего реквизита, и ваше "Работы по договору N от ________ года" бухгалтерию не устроят. Тут совет один - предварительно отправить акты и счета-фактуры по факсу или в виде отсканированной копии для одобрения финансистами контрагента. И только после этого можно выслать оригиналы актов, счетов и счетов-фактур, желательно с описью. Советую быть внимательнее с заполнением счетов-фактур на разовые работы, в этом документе несколько первых граф бумаги не заполняются. Дело в том, что даже если неправильный счет-фактура будет принят невнимательным бухгалтером контрагента, то в договоре наверняка есть положение, по которому все штрафные санкции от ИФНС за неправомерный вычет могут быть переложены на вашу компанию. Так, например, записано в договоре гипермаркетов со своими контрагентами, поскольку в силу занятости они и не могут отследить правильность заполнения всех реквизитов.

Я не я, корова не моя

Но не всегда в кризисе неплатежей виновата бухгалтерия. Зачастую даже сдав все свои документы, ваша компания все равно не получит причитающихся денег. Даже при подписанном акте или накладной. Регулярно бумаги являются необходимым, но недостаточным документом для оплаты. По нормативам вашего контрагента может быть достаточно других оснований для отказа в оплате. Например, "гиганты" иной раз не переводят средства из-за отсутствия совсем других документов, например технических или отчетов о выполненной работе. Эти бумаги обычно передают клиенту совсем другие отделы и тут уже вмешивается человеческий фактор.

Приведу пример с одной диагностической компанией, производящей работы для монополиста. Сначала инженеры-дефектоскописты выезжают в "поле", где производят работы по исследованию толщины и дефектов газовых труб. Длительность этапа - 1 месяц. Затем результаты ультразвукового и визуально-измерительного контроля передаются инженерам компании, которые подготавливают заключение о возможности и сроках эксплуатации оборудования в будущем. Длительность второго этапа - тоже 1 месяц. Затем заключения экспертизы промышленной безопасности передаются в региональное отделение Ростехнадзора, где они проверяются на предмет легитимности полномочий лиц, их составивших, и регистрируются, если все соответствует нормативам. Длительность этого этапа также 1 месяц, если ошибок нет, а если заключение неправильно составлено, то оно возвращается компании-диагносту для переработки. Новая бумага со всеми исправлениями будет проверяться еще 1 месяц. И в течение этого дополнительного периода эксплуатация опасного объекта будет приостановлена. Вопрос: что является в данном случае событием, после которого должна наступить оплата? Ведь подготовка заключения и окончательная регистрация в Ростехнадзоре - это события, между которыми месяцы, а платить сотрудникам за сделанную работу нужно уже сейчас. Так вот, в договорах обычно предусматривается 50 процентов оплаты в момент передачи заключений в регистрирующий орган и окончательная оплата после регистрации. Значит регистрацию и факт окончания работ необходимо различать, и руководитель должен быть об этом уведомлен дополнительно. Я встречался с таким договором, когда факт выполнения работ подтверждался, только когда регистратор передавал экспертизу уже на буровую установку, то есть разница с момента начала работ до оплаты растягивалась на полгода. Отсюда еще один совет - внимательно читайте договор, составляйте правильный график погашения дебиторской задолженности, который для одних и тех же работ, но выполненных для разных контрагентов, будет отличаться.

Еще один совет - не проводите реализацию контрагенту до тех пор, пока к вам не поступили подписанные акты от делового партнера. Даже не пытайтесь сделать это, имея сканированные копии. Пока нет оригинала, нет и реализации.

А что делать, если, к примеру, к 20-му числу месяца документы от контрагента в оригинале не поступили, а вам надо сдавать декларацию по НДС? У вас есть только сканированные копии, а судьба оригиналов далеко не ясна. Тут решение принимает бухгалтер и руководитель, поскольку уточненную декларацию подписывать тоже им. Но по опыту могу сказать, возвращаясь к началу абзаца, если нет оригиналов, то скорее всего, сроки передвинуты вашим контрагентом, потому что не выполнены пункты договора. И если нет возможности окончательно прояснить волнующий вопрос, то просто отправьте акт сверки расчетов на отчетную дату, в его подписании отказать точно не смогут.

Длинная цепочка

Еще один острый момент. Заказчик, та самая большая компания, может быть лишь на бумаге, на деле же это будет это лишь небольшой департамент, который сам получает от кого-то деньги, кроме этого, отдел может оказаться третьим-четвертым в очереди получателей. Повторюсь: внимательно изучайте договор, в котором, кроме прочих условий, может затеряться и такой пункт: деньги будут перечислены в течение 30 дней с момента поступления средств к лицу, заключившему контракт, от предыдущего заказчика.

"Переуступка" прав

Крупные компании, как правило, очень не любят, когда право требования к ним переуступается. Этот пункт, скорее всего, будет в договоре. Обычно такие организации требуют факт переуступки предварительно согласовывать. Кроме этого, ваша фирма рискует потерять часть средств, в соглашении может быть предусмотрено, что в случае наступления подобного обстоятельства с вас может быть дополнительно удержано 10-15 процентов от вознаграждения. Думаю, покупатель дебиторки просто не пойдет на дополнительные расходы.

Разница стандартов

Если вашим заказчиком выступает российская компания, которая параллельно ведет учет по международным стандартам, будьте готовы к тому, что ее бухгалтерия иначе трактует значение первичных учетных документов. Особенно интересно "читается" ими назначение и смысл счета-фактуры. Напомню, что согласно российским налоговым нормам, это документ, который как приложение к накладной или акту выполненных работ подтверждает возможность получения налогового вычета по НДС при условии, что работы имели производственную направленность. В реальности же ситуация складывается по-другому.

В моей практике был такой случай. Наша компания проводила работы для нефтяной компании на Севере. После исполнения задания наша бухгалтерия направила в адрес партнера счет-фактуру, акт выполненных работ и счет на оплату. Однако по объективным причинам работы на всю сумму приняты не были и стороны приняли решение о компенсации нам только фактически понесенных затрат. Мы выставили полный комплект документов на сумму в четыре раза меньшую. Разумеется, новый пакет документов мы датировали новой датой. Однако счет-фактуру контрагент не принял. Почему?

Оказалось, что ранее выставленный счет-фактура на полную сумму был принят контрагентом к учету даже без подписанного акта, потому что я провел акт сверки на отчетную дату. И мы вынуждены были выписать счет-фактуру с исправлениями от текущей даты, при том что акт выполненных работ был всего один и, как я уже подчеркивал, выписан на правильную сумму. Впервые в жизни выставлял подобный документ. Ведь одна бумага логически связана с другой. Поучается, что счет-фактура для этого контрагента - самостоятельный документ для зачета НДС. Позже, наведя справки по учету по западным стандартам, выяснил, что отражение событий хозяйственной деятельности таким образом - обычная практика западных компаний.

Что можно посоветовать бухгалтеру небольшой фирмы в такой ситуации? Бороться можно только одним способом - проводите сверку расчетов ежемесячно. Только тогда вы сможете избежать недоразумений с контрагентом, и все-таки выяснить, какие документы по реализации товаров, работ, услуг он отразил в своем учете по РСБУ.