Режим работы значительного числа предприятий общественного питания установлен таким образом, что заведение закрывается глубоко ночью, когда общественный транспорт обычно уже не ходит. Соответственно, возникает потребность использования такси для доставки работников домой.

Как правило, предприятие заключает договор о возмездном оказании услуг по организации перевозок легковым автомобильным транспортом (такси). Рассмотрим, в каких ситуациях расходы на такси можно учесть при исчислении налога на прибыль и какими документами целесообразнее запастись компании, чтобы избежать претензии налоговиков.

Когда можно признать такие расходы?

Расходами признаются обоснованные, документально подтвержденные затраты, связанные с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В Налоговом кодексе расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно на такси прямо не названы, но перечень расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем необходимо учитывать положения п. 26 ст. 270 НК РФ, согласно которому в расходах не учитываются затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом, за исключением случаев, когда затраты включаются в состав расходов на производство и реализацию в силу технологических особенностей производства или затраты предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Таким образом, затраты на доставку работников до места работы и обратно могут учитываться в составе расходов по одному из двух оснований:

1) если компания принимает на себя обязательства по доставке сотрудников до места работы в рамках трудовых отношений, закрепив соответствующие обязательства в трудовых договорах и (или) коллективном договоре;

2) если затраты на доставку вызваны технологическими особенностями производства.

По мнению автора, если у компании указанные расходы носят систематический характер, то целесообразно закрепить условие о доставке работников в ночное время до места работы и обратно на такси в трудовом и (или) коллективном договоре. Также, например, данное условие может быть внесено в трудовые договоры с лицами тех должностей, которые могут привлекаться к аварийным работам. Правомерность учета расходов на доставку работников на такси и специальном транспорте, если в коллективном договоре была предусмотрена соответствующая гарантия работодателя, подтверждают и судьи (см. Постановление Четырнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 11.09.2012 по делу N А05-2053/2012).

Доставка работников до места работы и обратно, осуществляемая в ночное время, обусловлена тем, что транспорт общего пользования либо вообще не работает, либо интервалы его движения очень велики. В Письме Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449 было отмечено, что если время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу, расходы на осуществление доставки сотрудников на транспорте до места работы могут быть учтены для целей налогообложения. Правомерность признания расходов на доставку работников, работающих в ночное время, подтвердил ФАС УО в Постановлении от 17.12.2007 N Ф09-10398/07-С3.

Технологической особенностью в рассматриваемой ситуации, по мнению автора, также следует считать основание для вызова сотрудника на работу, выражающуюся в необходимости срочных, неотложных работ или наличии чрезвычайной или аварийной ситуации, то есть ситуации, когда работник должен срочно прибыть к месту работы, что может обеспечить именно такси.

Претензии контролирующих органов

Налоговые органы иногда доначисляют налог на прибыль, если в заключенных между работниками и работодателем трудовых договорах или коллективном договоре не предусмотрены условия по доставке работников от места работы и обратно служебным транспортом работодателя. При этом суды принимают сторону налогоплательщиков, если указанные расходы связаны с технологическими особенностями производства в силу отсутствия у общества собственного транспорта для перевозки работников, режимом работы торговых объектов и их удаленностью от населенных пунктов и места проживания работников (Постановление ФАС ВСО от 27.09.2010 по делу N А33-18167/2008).

Заметим: хотя из буквального толкования п. 26 ст. 270 НК РФ следует, что приведенные выше основания самостоятельны, включение соответствующих положений в трудовой или коллективный договор исключает необходимость доказывать наличие технологических особенностей производства, и, наоборот, в судебном споре аргументом в споре с налоговым органом выступают как условия трудовых (коллективного) договоров, так и технологические особенности производства (см., например, постановления ФАС ЗСО от 15.03.2013 по делу N А27-11302/2012, ФАС ЗСО от 15.01.2010 по делу N А27-6748/2009 ).

Подтверждающие документы

Помимо внесения соответствующих положений в трудовые и (или) коллективный договоры, по мнению автора, следует оформить приказ руководителя, в котором установить необходимость доставки работников до места работы и обратно посредством услуг такси в ночное время в связи с установленным режимом работы, в аварийных и чрезвычайных ситуациях, а также при внеплановых и неотложных работах на оборудовании предприятия, то есть указать на технологические особенности производства.

Факт оказания услуг такси и их стоимость могут подтвердить следующие документы:

— договор на оказание услуг;

— акты оказанных услуг (на каждую поездку или за определенный отчетный период, к примеру, месяц).

Если акт оказанных услуг будет оформляться в виде единого документа за определенный период и из него нельзя будет определить маршрут, дату и стоимость конкретных поездок, от перевозчика целесообразно получить реестр поездок или иной документ, в котором будут детализированы оказанные предприятию услуги: проставлены дата, время, маршрут и стоимость выполненных поездок.

Так, ФАС СЗО в Постановлении от 10.12.2013 по делу N А13-6206/2012 признал расходы на оплату такси экономически обоснованными и документально подтвержденными на основании квитанции по форме, согласованной сторонами договора, в которой содержались номер и дата документа, наименования заказчика и исполнителя, наименование услуги, количество пассажиров, маршрут поездки, стоимость услуги, подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя. В рассматриваемом случае предприятием также было принято положение об использовании корпоративного личного автотранспорта, услуг транспортных компаний и политике использования корпоративного и личного транспорта в производственных целях. Доставка работников к месту работы и обратно на такси была обусловлена технологическими особенностями производства, что подтверждалось удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения предприятия.

Отметим, что налоговые органы могут предъявить предприятию претензии даже при наличии всех названных документов, если из них невозможно будет установить, какой именно работник воспользовался услугами такси (был пассажиром). В частности, УФНС по г. Москве в Письме от 27.06.2008 N 20-12/060976 указало, что затраты на доставку работников могут быть учтены в расходах только при условии ведения персонифицированного учета в отношении каждого работника.

Чтобы минимизировать данный риск, нужно проследить, обеспечивают ли документы возможность установить, какой конкретно работник воспользовался услугами такси. К примеру, фамилия, имя, отчество работника могут быть прописаны в заявке, которую предприятие направляет перевозчику, когда необходимо заказать такси, или могут быть указаны в реестре поездок.

Если предприятие не направляет перевозчику заявок на заказ услуг такси или заявки не содержат данных, позволяющих персонифицировать работников, доставленных к месту работы и обратно на такси, целесообразно вести внутренний журнал учета поездок на такси, который будет содержать следующие реквизиты: дату, время (примерное), маршрут, причину поездки (например, окончание работы в ночное время или ремонтные работы на предприятии), Ф. И.О. работника(ов), его (их) должность:

N

П/п

Дата

Время

Маршрут

Причина поездки

Ф. И.О. работника

Должность

1

05.05.2014

03.00, 05.00

От дома до ООО "Ромашка" на улице Мясницкая и обратно

Срочный ремонт газовой плиты

Иванов А. С.

Специалист ремонтной бригады

Достоверность сведений, указанных в журнале, ежемесячно может подтверждать лицо, ответственное за взаимодействие с перевозчиком, путем проставления подписи.

Напомним также, что первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

* * *

Итак, если расходы на такси носят систематический характер, предприятию целесообразно закрепить доставку работников в ночное время до места работы и обратно на такси в трудовых договорах и (или) коллективном договоре. Кроме этого, рекомендуем оформить приказ руководителя, указав в нем на технологические особенности производства, которые вынуждают пользоваться услугами такси (ночное время, срочность работ и т. д.).

Факт оказания услуг такси можно подтвердить договором, актом оказанных услуг и, если акт не содержит необходимой детализации, реестром поездок или иным документом. Чтобы налоговые риски были минимальны, документы должны показывать, какой конкретно работник воспользовался услугами такси.

Подтверждаем документами расходы на такси в налоговом учете